2016_04_25 輕鬆應對ISO9001改版 part 1

為因應ISO9001改版,ISODIARY將發文一系列改版應對專題

讓網友可快速了解與因應各系統改版後之因應之道

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PART 1 : 討論ISO9001品質管理系統條款4.1與4.2

 

本次改版的一大重點,就是在第四章,新增加了 4.1理解組織及其背景 與 4.2了解利害關係人的需求與期望,許多人對於此兩條文不知道該如何下手

 

改版標準條文如下:

4.1 理解組織及其背景
組織應決定與其目的與策略方針相關,以及會影響達成品質管理系統預期成果之能力的內部與外部議題。
組織應對內外部議題的相關資訊進行監督與審查。
註1:議題包含正面以及負面的因素與情況。
註2:可能藉由考慮國際、國內、區域或地方性的法律層面、技術層面、競爭對手、市場、文化、社會和經濟環境等所引起的議題,來瞭解組織的外部背景環境。
註3:可能藉由考慮組織內部相關的價值觀、文化、知識和績效等議題,來瞭解組織的內部背景環境。
4.2 了解利害關係人的需求和期望
由於利害關係人能影響或可能影響組織穩定地提供滿足顧客要求和適用的法律法規要求的產品的能力,組織應確定:
a) 與品質管理系統有關的利害關係人;
b) 與品質管理系統有關的利害關係人的要求。
組織應監測和審查這些利害關係人的資訊及他們的相關要求。

那企業該如何對應這兩個條款呢?

一、條文4.1: 組織該如何理解分析背景

條文要求組織需要對公司經營的目標與政策進行定義,來源則經由內部與外部議題的分析。一般來說,內部議題可來自如管理階層、人事、設備、資源、文管、業務等來源。

舉例來說,如現在台灣地區工廠普遍缺工,造成生產力的不足,另外如設備的老舊,造成妥善率不佳與效率的低落等,都是屬於內部議題。

那外部議題則可包含客戶、供應商、社會、政府、甚至氣候環境等都屬於。

舉例來說如現階段客戶的口味快速的變更,服務業要不斷提供新一代的服務或產品來吸引客戶的眼球,另外如法規的不斷更新與改變,造成公司在經營上所面臨的法規要求越來越嚴格,都造成公司營運成本的增加等等,皆屬於外部議題的部分。

那企業該用何種工具來討論呢? 其實最簡單的方式,建議可以使用最簡單的會議方式討論,另外也可使用SWOT分析的方式來進行,分析出公司在市場上所面臨的優劣勢、威脅與機會。

又有人問,這邊的討論紀錄該在那邊呈現呢? 最簡單的做法,可於9.3管理審查會議時,把組織背景分析列為輸入討論項目之一進行,或公司可定期召開組織經營會議的方式來完成公司背景分析的工作。

在條文4.1中,沒有提及需要形成文件化的資訊,所以可以不用建立程序文件,但仍建議企業可在手冊或管理審查程序中提及點到即可。

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二、條文4.2要如何應對呢? 其實第一件事情,去了解企業組織中的利害關係人有誰?

1.一般來說,主要利害關係人有 客戶、供應商、員工、管理者、政府單位、鄰近民眾、非政府組織、媒體等等…

2.一旦確認利害關係人後,要開始去鑑別他們的需求與期望,條文中說明要進行監測與審查,那要何種方式來了解他們的需求呢? 其實可跳到條款7.4溝通,運用組織內外部溝通的方式,去進行調查與監控他們對於公司有那些需求與期望,通過這樣的方式,可以把組織與關係人之間的認知落差降低,透過完整的先期評估資料的蒐集,對於後續在品質管理系統的規劃有良好的幫助

3.相關的溝通方式,建議網友可以去搜尋一些目前上市公司在撰寫的CSR社會責任報告書,其中都有很多範例可以參考

 

以上透過簡單的說明,應該讓網友對於4.1與4.2有更深的認識!

另外需要注意的是 4.1與4.2也是條文6.1 風險與機會的輸入來源,企業必須認真討論這兩項條文

如果有任何問題,可以隨時mail給我們,或提出討論,謝謝

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